Was brauche ich für die Organisation eines Hilfsprojekts?
Ehrenamtliche: Erfahrungsgemäß scheint ein drei- bis fünfköpfiges Kernteam sinnvoll. Hier kann man die Telefondienste einteilen sowie Entscheidungen zum Projekt treffen. Ehrenamtliche für die Besorgungsgänge könnt ihr entweder in eurem Stamm suchen oder auch online. Gerade in ländlichen Gebieten scheint es sinnvoll, möglichst breit aufgestellt zu sein. Ein Beispiel hierfür findet ihr hier: www.kurzelinks.de/wirhelfenmit. Die Daten aus der Umfrage landen in einer Online-Tabelle, wo sie das Orga-Team einsehen und für Anfragen verwenden kann. Eine Anleitung für die Erstellung solcher Umfragen findet ihr hier: https://simontutorial.de/googleformulare/. Ihr könnt das Projekt aber natürlich auch in einem kleineren Rahmen halten. Gerade in kleinen Gemeinden reicht es oft aus, in der Leitungsrunde herumzufragen, wer bereit wäre, Besorgungen zu erledigen, eine Messengergruppe zu erstellen und das Angebot per Flugzettel an die Haushalte zu verteilen. Schätzt für euch ab, was ihr leisten möchtet und was in eurer Gemeinde gebraucht wird.
Telefonnummer: Hier lohnt sich eine Festnetznummer. Die ist leichter zu merken und kann mit ein wenig technischem Geschick täglich auf ein anderes Telefon oder Handy weitergeleitet werden. So kann man die Telefondienste auf mehrere Schultern verteilen. Oft haben Pfarrämter oder auch Privatpersonen noch ungenutzte Inklusiv-Nummer in ihren Verträgen. So entstehen auch keine weiteren Kosten. Legt am besten feste Zeiten fest, in denen die Hotline erreichbar sein soll. Es werden dennoch auch außerhalb der Zeiten Anrufe eingehen. Überlegt euch am besten vorher, wie ihr damit umgehen möchtet.
Mailadresse: Erstellt am besten eine neue Mailadresse. Veröffentlich besser nicht eure privaten Adressen. Es kann sinnvoll sein, einen Verteiler einzurichten, sodass die Mails automatisch von mehreren Personen (z.B. dem Kernteam) empfangen werden. Außerdem sollte klar sein, wer für die Beantwortung von Mails zuständig ist.
Werbung: Hier solltet ihr euch überlegen, welche Zielgruppen ihr erreichen möchtet. Für die Suche nach Helferinnen und Helfern sind die sozialen Medien sicher super geeignet, für die Bewerbung des Hilfsangebotes gerade bei älteren Menschen sollte man auf die Tageszeitungen, Handzettel an alle Haushalte und Plakate in den Supermärkten zurückgreifen. Für die Finanzierung der Druckkosten könnt ihr eure Gemeinde oder eure Stadt ansprechen. Oder ihr fragt mal euren Förderverein oder bittet um Spenden. Hier findet ihr einige Beispiele über die Hilfsaktionen in unseren Stämmen, von denen ihr euch für eure Pressemitteilungen inspirieren lassen könnt:
Spendenkonto: Ein Spendenkonto ist nicht zwingend erforderlich. Die Erfahrung zeigt aber, dass Menschen solche Projekte sehr gerne unterstützen möchten. Daher kann es sinnvoll sein, ein solches Konto einzurichten. Natürlich kann dafür aber auch das Stammeskonto oder das des Fördervereins verwendet werden.
Ziel: Die Bandbreite der Zielsetzung ist im Prinzip genauso groß wie die Bandbreite der Anfragen, die ihr bekommen werdet. Tauscht euch einfach vorher darüber aus, welche Ziele ihr mit dem Projekt verfolgt. Welche Dienstleistungen möchtet ihr anbieten? Könnt ihr auch Menschen Hilfe anbieten, die sich ihre Einkäufe aktuell nicht leisten können? Welches geographische Gebiet möchtet ihr abdecken?
Bürokram: Legt euch eine Struktur an, wie ihr euch organisieren möchtet. Am besten ist es, wenn alle im Orgateam die Dokumente gemeinsam bearbeiten können. Einigt euch, was ihr wie markieren möchtet. Stellt sicher, dass ihr merkt, wenn ein Auftrag irgendwie hängenbleiben sollte. Dokumentiert alles, was ihr tut.
Übergabeprotokoll und Hygieneregeln: Überlegt euch vorher ein paar grundlegende Regeln, wie ihr in der aktuellen Situation miteinander umgehen möchtet. Macht euch bewusst, dass euer Außendienst Menschen in Quarantäne, Verdachtsfälle und sehr häufig Menschen in Risikogruppen beliefern wird. Überlegt euch ein Vorgehen, wie ihr hier die Ansteckungsgefahr minimieren könnt. Hier ein Beispiel aus Witzenhausen:
Regelmäßige Telefonkonferenzen: Bedenkt, dass ihr immer wieder Fragen haben werdet, die ihr gemeinsam entscheiden solltet. Hierfür solltet ihr euch regelmäßig austauschen. Plant dafür entsprechend Zeit ein!
Kooperationen: Schaut vor Ort, ob es bereits Angebote gibt! Schaut, ob es Vereine oder Institutionen gibt, die ihr oder die euch unterstützen können. Sprecht mit der Tafel, sprecht mit den Verkehrsunternehmen, sprecht mit den lokalen Lebensmittelgeschäften. Ihr könnt Unterstützung in Form von Transportangeboten bekommen, ihr könnt mit der Tafel Vereinbarungen treffen, wie ihr euch gegenseitig unterstützen könnt und ihr könnt mit den Lebensmittelgeschäften sprechen: Für Menschen, die sich aktuell aufgrund von Kurzarbeit, Jobverlust o.ä. keine großen Einkäufe leisten können, kann es die Möglichkeit geben, Lebensmittelspenden direkt in eine Spendenbox hinter der Kasse zu geben oder fertig gepackte Spendentüten zu kaufen und zu spenden. Die Möglichkeiten sind vielfältig! Auch hierzu ein passender Flyer aus Witzenhausen.